Stellungnahme: Digitale Leistungserbringung

Ein umfangreicher Bericht ist noch kein Beratungsergebnis. Ohne Priorisierung, Betriebsfolgen und Empfehlung kann die Amtsleitung nicht entscheiden.

Fall: Digitale Leistungserbringung

Eine Kommune möchte eine digitale Leistung vollständig neu organisieren. Die Amtsleitung beauftragt zunächst eine Beratung mit der Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie. Nach drei Monaten liegt ein umfangreicher Bericht vor. Er enthält eine allgemeine Zielarchitektur, eine Liste von 84 Maßnahmen und mehrere Technologieempfehlungen – aber keine Priorisierung, keine Bewertung der Betriebsfolgen, keine konkreten Abnahmekriterien und keine klare Entscheidungsempfehlung.

Die Amtsleitung bittet Sie um eine Stellungnahme.

Teilaufgabe 1Bewertung des Beratungsergebnisses

Der Bericht ist umfangreich, aber nicht entscheidungsreif. Er beschreibt, was möglich wäre, nicht was die Kommune tun sollte. Der Zweck einer Beratung – die Auftraggeberin entscheidungsfähig zu machen – ist damit verfehlt. Als Bestandsaufnahme und Ideensammlung ist er verwertbar; als Strategie ist er in der vorliegenden Form nicht abnahmefähig.

Teilaufgabe 2Schwächen

Keine Priorisierung: 84 gleichrangige Maßnahmen sind keine Strategie, sondern eine Liste. Abhängigkeiten und Reihenfolge fehlen.
Keine Betriebsfolgen: Personalbedarf, laufende Kosten und Auswirkungen auf den IT-Betrieb sind unbekannt; eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist so nicht möglich.
Keine Abnahmekriterien: Weder Bericht noch Maßnahmen sind prüfbar; Erfolg lässt sich später nicht messen.
Keine Entscheidungsempfehlung: Die Verantwortung für die Auswahl wird an die Amtsleitung zurückgegeben, ohne ihr eine Grundlage zu geben.
Zielarchitektur zu allgemein: Kein Bezug zur vorhandenen IT-Landschaft und zur konkreten Leistung; der Weg vom Ist zum Soll fehlt.
Technologieempfehlungen ohne Herleitung: Ohne Bewertung von Alternativen drohen Vorentscheidungen und Anbieterbindung.
Nutzersicht fehlt: Wie sich die Leistung für Bürgerinnen, Bürger und Beschäftigte verbessert, bleibt offen.

Teilaufgabe 3Drei nächste Schritte

1
Nachbesserung einfordern
2 Wochen
Bericht nur unter Vorbehalt annehmen. Auf Grundlage des Vertrags verlangt die Kommune eine Priorisierung, eine Bewertung der Betriebsfolgen für die Top-Maßnahmen und eine klare Empfehlung.
2
Priorisierungsworkshop
1 Tag
Mit Fachbereich, IT, Personalrat und Datenschutz werden die Maßnahmen geclustert und nach Nutzen, Aufwand, Risiko und Abhängigkeiten bewertet. Ergebnis: eine erste Umsetzungsstufe mit fünf bis zehn Maßnahmen.
3
Entscheidungsvorlage erstellen
3 Wochen
Für die erste Stufe werden Kosten, Betriebsfolgen, Abnahmekriterien und Verantwortliche ermittelt und der Amtsleitung zur Entscheidung vorgelegt.

Teilaufgabe 4Vorschlag für die Entscheidungsvorlage

Entscheidungsvorlage: Umsetzung der Digitalisierungsstrategie, Stufe 1

Anlass und Ziel: Neuorganisation der digitalen Leistung; Ziel mit Kennzahlen (z. B. Durchlaufzeit, Anteil digital abgeschlossener Verfahren).
Varianten: A Strategie unverändert umsetzen. B Priorisierte Umsetzung in Stufen, beginnend mit Stufe 1. C Neuausrichtung bzw. neue Beauftragung.
Bewertung: Nutzen, Kosten über den Lebenszyklus, Betriebsfolgen, Risiken, Umsetzbarkeit mit eigenen Ressourcen; Muss-Kriterien Datenschutz, Sicherheit, Barrierefreiheit.
Ressourcen: Haushaltsmittel, Personal (Fachbereich, IT), externe Unterstützung.
Risiken: Je Variante mit Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkung und Gegenmaßnahme.
Empfehlung: Variante B mit Quality Gate vor Freigabe jeder weiteren Stufe.
Beschlussvorschlag: „Die Amtsleitung gibt Stufe 1 der Digitalisierungsstrategie mit den Maßnahmen … frei. Über weitere Stufen wird nach Bestehen des jeweiligen Quality Gates entschieden.“

Teilaufgabe 5Risiken

Für die Umsetzung

Verzettelung: zu viele Maßnahmen parallel, Überlastung der Beschäftigten
Unkalkulierte Folgekosten im Betrieb
Technologiebindung ohne geprüfte Alternativen
Akzeptanzprobleme, wenn Beschäftigte nicht beteiligt werden

Für die Auftraggebendenfähigkeit

Die Verwaltung kann das Ergebnis nicht selbst bewerten und bleibt von der Beratung abhängig
Ein Folgeauftrag „Umsetzungsberatung“ wird ohne eigene Steuerung vergeben
Fehlende eigene Fach- und IT-Kompetenz, um Leistungen abzunehmen
Entscheidungen werden faktisch von außen getroffen

Teilaufgabe 6Quality Gate für die nächste Phase

Prüfkriterium	Nachweis
Maßnahmen sind priorisiert und begründet	Priorisierungsmatrix, abgestimmt mit Fachbereich und IT
Betriebsfolgen sind bewertet	Kosten- und Personalschätzung je Maßnahme der Stufe 1
Abnahmekriterien liegen vor	Mindestens ein messbares Kriterium je Maßnahme
Verantwortliche sind benannt	Maßnahmenliste mit Verantwortlichen aus der Verwaltung
Beteiligung ist erfolgt	Stellungnahmen von Personalrat und Datenschutz
Finanzierung ist gesichert	Haushaltsmittel bestätigt

Gate-Verantwortung: Amtsleitung. Entscheidungsoptionen: Freigabe, Freigabe mit Auflagen, Nacharbeit, Stopp. Ohne bestandenes Gate beginnt keine Umsetzung.

Teilaufgabe 7Lessons-Learned-Frage

Lessons-Learned-Frage

„Woran hätten wir bei der Beauftragung erkennen können, dass das vereinbarte Ergebnis keine Entscheidungsgrundlage liefern wird – und welche Ergebnisse und Abnahmekriterien vereinbaren wir künftig, bevor eine Beratung beginnt?“

Teilaufgabe 8Wissen in der Verwaltung sichern

Eigenes Kernteam: Beschäftigte der Verwaltung arbeiten in jeder Phase mit (Tandems), statt nur Ergebnisse zu empfangen.
Strukturierte Ablage: Bericht, Entscheidungen und Begründungen in der E-Akte; ein Entscheidungslog macht nachvollziehbar, warum etwas entschieden wurde.
Wissenstransfer als Vertragsleistung mit überprüfbarem Abnahmekriterium (vgl. Aufgabe 13).
Lessons-Learned-Kreislauf: Erkenntnisse zentral auswerten und im Kick-off folgender Vorhaben verbindlich prüfen.
Kompetenzaufbau: Schulungen in Anforderungs- und Vertragsmanagement, damit die Verwaltung Beratung künftig selbst steuern und abnehmen kann.