Projektabschluss unter Zeitdruck

45 Minuten reichen nicht, um Wissen zu erheben – sie reichen aber, um vorbereitete Ergebnisse zu bestätigen und Verantwortliche festzulegen. Deshalb wird der Abschluss in drei Teile zerlegt. Das Wissen der ausscheidenden Person wird nicht im Workshop, sondern vorab in einem eigenen Termin gesichert.

• Wissensinterview mit der ausscheidenden Person (60–90 Minuten, durch die Projektleitung): laufende Aufgaben, Ansprechpersonen, Stolpersteine, Ablageorte, nicht dokumentierte Absprachen. Ergebnis: eine Übergabenotiz.
• Abschluss-Onepager als Entwurf: Ziele und Zielerreichung, offene Punkte, Risiken.
• Lessons-Learned-Abfrage vorab: drei Fragen, schriftlich an alle Teammitglieder.

1. 1

   Einstieg und Ziel

   0–3 min

   Ziel: Ergebnisse bestätigen, Offenes übergeben, Verantwortliche festlegen. Kein neues Sammeln.

2. 2

   Wichtigste Projektergebnisse

   3–10 min

   Durchgang durch den Onepager: Ziel für Ziel als erreicht, teilweise erreicht oder nicht erreicht markieren.

3. 3

   Nicht erreichte Ziele und offene Risiken

   10–20 min

   Für jedes offene Ziel und jedes Risiko: Wie geht es weiter? Ins Folgeprojekt, in die Linie oder bewusst verwerfen?

4. 4

   Übergabe und Wissen der ausscheidenden Person

   20–28 min

   Die ausscheidende Person stellt ihre Übergabenotiz vor; Nachfolgende bestätigen die Übernahme. Übergabe an Betrieb und Folgeprojekt.

5. 5

   Lessons Learned

   28–38 min

   Vorab gesammelte Antworten werden geclustert; per Punktabfrage die drei wichtigsten Erkenntnisse für das Folgeprojekt auswählen.

6. 6

   Verantwortlichkeiten und Ablage

   38–45 min

   Maßnahmenliste mit Wer, Was, Bis wann; Speicherort aller Ergebnisse festlegen und Abschluss erklären.

• Ergebnisprotokoll (eine Seite) innerhalb von zwei Arbeitstagen an alle Beteiligten und die Amtsleitung
• Formale Übergabe der offenen Punkte an die Projektleitung des Folgeprojekts
• Lessons Learned werden im Kick-off des Folgeprojekts erneut aufgerufen